こんにちは、お寿司です。
今回はビジネスマナーの中から報連相(ほうれんそう)にスポットを当てて話をしていきます。報連相を行うまでの準備や、実行する際に気をつけたいポイントについてご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください！
報連相とは？
社会的にも浸透している報連相(ほうれんそう)。
この言葉は『報告・連絡・相談』の頭文字を取ったビジネス用語になります。
諸説ありますが、山種証券社長の山崎富治氏が元々は社員の声を聴くために、社内キャンペーンとして取り組んだのが報連相と言われています。
現在では、社内や部内の状況を確認・把握するための手段として伝えられる事が多く、特に新入社員を対象にした研修ではよく扱われる題材でもあります。
報連相は業務を遂行する上ではとても重要ですが、新入社員の頃はその必要性に気づかないことも少なくありません。
報連相をうまくするコツとは？
私が新入社員の時ですが、上司や先輩、同僚へ「報告・連絡・相談」をする時に、
- どのように切り出したらいいのか？
- どこまで掘り下げて話をするべきか？
悩む事がありました。
私の実経験も交えつつ、解決策を2つご紹介します。
- 話す内容の整理をする。
話を切り出す時は結論を先に伝えるようにします。
実際に話をしはじめてから、何を伝えようかわからなくなり戸惑ってしまうことや、起承転結のようにストーリー仕立てで話を進めてしまうと、自分が伝えたい大事なことが相手に伝わらない可能性があります。
まずは、箇条書きでいいので簡単に話す順序を決めてみましょう。
一文一文が短くなるように気を付けながら、相手に伝わるよう、台本のように話し言葉でメモを取るとよいでしょう。
- 実際に話をする時は、はじめに相手の都合を伺う。
上司や先輩も限られている時間の中で仕事をしているので、まずは相手の都合を確認しましょう。この時に、こちらが伝えたい事と、それに要する時間を伝えます。そうすることで、相手は、今時間を作るか、後で時間を作って聞くか、判断しやすくなります。
また、連絡・相談した結果を顧客に返答する必要がある場合は、その返答期限を伝える事で相手の優先順位も変わる事があるため「何時までに返答する必要があります」と、伝えるようにしましょう。
【例】
「○○の事で相談があります。5分ほどお時間よろしいでしょうか。」
「○○の事で1つご連絡です。ただいまお時間よろしいでしょうか。」
「16時頃に○○についてご相談したいのですが、ご都合はいかがでしょうか。」
上司や先輩、同僚と話す時間が取れたら、①でまとめたメモを参考に報告・連絡・相談を行いましょう。
＜業務のスキルが身についてきたら…＞
- 相談事がある時は、出来るだけ行動したい事を語言化する。
こちらは入社をしてから知識や経験が身についた時の話になります。
業務についてどう対応したらいいか悩んだり、自分で判断が難しいときは、
「○○をしたいと考えているのですが、そのように進めて問題ないでしょうか？」と、行いたい事を相手に確認するようにしてみましょう。
実は…新卒で入社した私が入社から1年経過した頃、当時の上司から『1から指示を待つのではなく、1年間で学んだ事を活かして、出来るだけ解決方法などを考えたうえで相談して欲しい』と言われた事があります。
上司や先輩も限られた時間の中で業務をこなしているので、自分の事で時間を取り過ぎてはいけないと感じるようになり、それ以降は出来るだけ簡潔に報連相を行う方法について私自身考えるようになりました。
さいごに
今回は相手とスムーズに会話を行える報連相をするためのコツを中心にお話しさせていただきました。
KENスクールでは、IT研修以外にも、報連相をはじめとし、電話応対やメール対応等を学べるビジネスマナー研修もご用意しております。
https://education.kenschool.jp/business_training/
マナーや、ビジネスマインド等の研修は、新入社員研修に取り入れるのはもちろん、新入社員が業務についた後に行う、フォローアップ研修でも有効です。
私自身実感したことですが、実際に学んだことを実践すると、自分の苦手なことが明確になります。自覚を持った上で改めて研修を受けると、研修を受ける意欲が格段に上がります。あらためて学んだ内容は、業務に活かすことができるようになりました。
以下より、フォローアップについてまとめた資料をダウンロードできます。
https://education.kenschool.jp/form-doc_whitepaper_07/