ITリテラシー向上は、業務効率ＵＰへの第一歩！

2023年07月15日

シュガー

こんにちは、シュガーです。
今回は、ＩＴリテラシー向上により期待できる効果についてご紹介していきたいと思います。

現代に必要不可欠なＩＴリテラシー

ＩＴリテラシーとは、情報技術に関する知識やスキル、コンピューターやインターネットを活用した作業・活動を行うための能力のことを指します。
具体的には、ハードウェアやソフトウェアの使用方法、情報セキュリティの知識、インターネットを活用した情報収集やコミュニケーションの方法、データの整理・処理・分析能力などが挙げられます。

コロナ禍を経て、在宅ワークが推奨されるようになってからというもの、今ではITツールやシステムを積極的に活用することが、当たり前になってきましたよね。

これからも、クラウドサービスを用いた作業等のITを活用した業務は、どんどん増えていくことが予想されます。

一方で、すべての社員がITリテラシーに精通しているわけではないため、業務の質の部分でばらつきが出てくるかと思います。そのばらつきをなくし、全ての社員がスムーズに業務を取り扱えるように、ITリテラシーを向上させることは、企業にとって重要な課題になります。

総務省が示したExcelの「データ入力の統一ルール」

日本では、データの整理・処理・分析などの業務においてExcelをよく利用している印象があります。
しかし、個々の入力方法がバラバラなことで、集計しづらかったり、正しく集計できなかったり等の問題が発生することがあります。
そこで、総務省では、2020年に「統計表における機械判別可能なデータの表記方法の統一ルール」を策定しました。当時は、河野太郎行政改革担当大臣のツイートが話題になっていましたね。

提示されている統一ルールを一部紹介しますと、

1セル1データとなっているか
セルの結合をしていないか　※例2の図参照※
スペースや改行等で体裁を整えていないか

などがあります。

ダメな例とよい例が書かれているので、大変分かりやすくまとめられていますね。

Excelのデータ入力の作業において、社員全体で、上記のような統一ルールを順守することで、綺麗に整えられたデータを扱うことができます。

それにより時間のロスやミスの削減をすることができますので、効率よくデータの処理を進められますね。

Excelのデータ入力の作業を統一化することで、業務効率に繋がる、身近な例をご紹介してみました。このような例からも、ITリテラシー向上の重要性が伺えますね。

まとめ

ITリテラシーは、業務効率を向上させるために必要不可欠なスキルです。
すべての社員にそのスキルを身に着けさせることで、業務の改善や情報共有を円滑にするなど‥会社全体の前進に繋がります。

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引用元資料、参考文献

総務省「別紙　統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法」
【公務員事務方必見！】職員向けのExcel入力ルールが秀逸！全国民が参考にすべきと話題に
 ITリテラシーとは？３つの意味とリテラシー向上のポイントを解説！