みなさま、こんにちは。さくさくぱんだと申します。
早速ですが、ここ1年ほど悩んでいることがあります。
それは、「議事録を素早く丁寧に書けない…」ということです。
私さくさくぱんだは、株式会社シンクスバンク（KENスクール）の法人営業部に所属しています。
法人営業部では、毎月1回営業会議というものを実施していますが、その議事録作成を私が担当しています。
担当し始めた頃は日々の業務量もそこまで多くなく、会議の内容自体も書き出しやすいものでしたので、1～2日後には議事録を作成することが出来ていました。
しかし、月を追うにつれて日々の業務が着々と増え、会議もより有意義なものとなるようボリュームが増えていったこともあり、最近では1週間近くかかってしまっています…。
そこで今回は初心？に返り、議事録を素早く丁寧に書くコツを模索していきたいと思います。
事前準備をしっかり行う！
議事録担当となった頃と比べて、最近実施できていないこととして「事前準備」があります。
事前準備では、すでに分かっている下記の情報を、会議前に埋めた状態にしていました。
- 日時／場所
- 参加（予定）者
- 会議の議題
- 数値情報（予算・売上実績・訪問件数・問合せ対応数等） 等々…
会議の内容により、必要な項目は変わってくるかと思いますが、事前に把握できている情報を記載しておくだけでも、会議後の議事録作成がだいぶ楽になります。
これまでの経験上、忙しい時に限って業務が重なるものです。
事前準備をしっかり行い、会議後の議事録作成の負担を少しでも減らすようにしたいです。
ツールを有効活用する！（ただし、頼りすぎには注意）
営業会議とは違うケースとなりますが、以前パートナー企業とWEB会議をした際に、先方が「議事録自動作成ツール」を利用されていました。
WEB会議に限定されてしまうことと、外部の方が参加される会議では事前に許可を取る必要があること、有料のものが多いことは懸念ではありますが、高性能なツールを活用することで、大幅に負担を減らすことができるでしょう。
懸念をクリアできる場合には、利用するに越したことはないと思います。
もちろん、議事録に特化したツールでなくとも、スマートフォン等の録音機能を活用するといったやり方もあります。多くの社会人が所持しているツールですので、実質無料で利用可能です。
ただ、ツールを利用する際の留意点があります。それは、ツールに頼りすぎないことです。
議事録作成ツールにせよ録音ツールにせよ、システムというものはどうしても不具合や誤作動を起こすことがあります。また、問題なく機能していた場合にも、意味をなさない文章とし記録されてしまったり、音声が聞き取りづらかったりといったことは、往々にしてあるものです。
今後のさらなる技術の発展次第では、本当にツール頼りにすることもできるかもしれませんが、それまではあくまで補助的なものとして、基本的には自身で文章を書き起こす方が安心かもしれません。
無料のフォーマットやサンプルを活用する
すでにフォーマットや書き方が決まっている場合には難しいですが、WEB上で入手できる無料のフォーマットや、サンプルを活用するのも1つの手段です。
もちろん、議事録を作成すればするほど上達していくかとは思いますが、早い時期から素早く丁寧に議事録を作成できるに越したことはないと思います。
また、何事も我流では限界がありますし、回りくどいやり方をしてしまっていることも多々あります。参考にできるものがあれば、積極的に有効活用していきましょう。
おわりに
今回のブログでは、議事録作成をテーマに書かせていただきました。
いつかのブログでも記載したかもしれませんが、私は文章をすらすら書くことが苦手なので、ブログはもちろん議事録にも苦戦している今日この頃です。
ただ苦手なことでも、事前準備をしっかり行ったり、各種ツール等を活用したりすることで、少しは楽に対応することができるかと思います。
議事録作成担当の皆様、素早く丁寧な議事録作成のために、一緒に頑張っていきましょう！
最後に、議事録に特化した内容ではないですが、KENスクールでは文書作成研修も取り揃えております。ご興味があれば、ぜひ下記URL先よりご確認ください！