こんにちは。きゃるーです。
1日は24時間、平等に与えられています。
みなさんは、有効に時間を使えていますか？
私自身、「仕事の時間」と「帰宅してからの時間」とやらなければいけないことが満載です。
「仕事の時間」を有効に使わないと、無駄な残業が発生してしまいます。
残業せずに、与えられた仕事をどうこなしていくか？
一度は、考えたことがあるのではないでしょうか？
今回は、仕事、時間の管理に有効なスケジュール管理について考えてみます。
「スケジュール管理」の第一のステップとして、
- 会議の予定
- お客様との打ち合わせ
- 〇〇の提出日
など、約束の日時を何かしらのスケジュールツールに記載をしている人は多いでしょう。
ただ、「スケジュール管理」となると腰が重くなり、
〇 スケジュールを立てるのに時間をかけたくない！ と思っている人や、
〇 スケジュールを立てても予定通り進められなく、結局活用できない！
という人も少なくないのではないでしょうか？
スケジュール管理の目的とは？
当然のことかもしれませんが、スケジュール管理は、スケジュールを立てることが目的。
ではありません。
スケジュール管理の目的は、仕事の無駄をなくし、時間を有効に使うことです。
スケジュール管理をするために最低限必要な3つのこと
- タスクの洗い出し
- 納期（時間）の設定
- スケジュールの見える化
①タスクの洗い出し
まずは、行うべきタスクをひとつひとつ洗い出しましょう。
タスクを書き出すことで、あらためて仕事の量や順序を確認できます。
そうすることで、改めて、行わないといけないタスクの確認や、実は抜けていたタスク、曖昧だった部分を発見することもできます。
たとえば下記のような予定があるとしましょう。
- 取引先との打合せ
- 契約書類の作成と提出
- 研修に出席した際の所感の提出
仮に、「取引先と打合せ」というタスクの中には、
- 打合せ場所の確保や準備
- 打合せに必要な資料の準備
- 打合せのタイムスケジュールの決定
- 議事録作成の準備
というように、打合せ前後にも行わないとならない「子タスク」が存在します。
このひとつひとつの工程を書き出すのです。
②納期（時間）の設定
次に、洗い出したタスクにかかる時間を考え、納期を設定します。
仕事の中には、自分1人で行う仕事以外に、他者が関わることもあるでしょう。
その場合、関わる担当者に相談をし、出来るだけ明確に納期を設定します。
また、優先順位を考えることも重要です。
先ほどの子タスクに、納期を設定していきます。
・打合せ場所の確保、準備 （打合せ日時：11/18（木）11：00～13：00）
⇒ 日時が決まった時点で場所を確保。当日30分前（10：30）までに、清掃を済ます
・打合せに必要な資料の準備
⇒ 11/15業務終了後まで
・打合せのタイムスケジュールの決定
⇒ 作成した資料と同時に、タイムスケジュールを記載しメールで送信（11/16）
・議事録作成の準備
⇒ 担当者に伝達（11/16）
③見える化する
「スケジュール管理」は、頭の中で考え実行するのではなく、きちんと誰もが把握できるように書き出し、見える化することが重要です。
見える化をすることで、プロジェクト終了後に振り仮りを行うことができ、見直すことにより、次に同様の事を行う際に、さらに効率を高めることができます。
そのために、スケジュールを経てると同時に、実際費やした時間や、起こったトラブルなどを控えておくとよいでしょう。
スケジュール管理ツール
スケジュールを管理するのに使用するツールは、さまざまなものがあります。
例えば、1日のスケジュールを立てる場合は、日ごとの時間等が記載されたフォーマットを使用します。
長期間を要するプロジェクト管理には、ＷＢＳのようなフォーマットが必要になるでしょう。
また、多人数が関わるプロジェクトのスケジュール管理となれば、担当者全員が共有し確認することができるようにする必要があります。
そのためには、クラウドの利用、または、社内サーバーにＵＰ、または、外部のスケジュール管理ツールを利用するなど、利用者が利用しやすい環境作りも重要です。
スケジュール管理の注意点
作成したスケジュールは、必ず確認することを習慣づけましょう。
せっかくスケジュールをたてても、それを利用しなければ元も子もありません。
1日のスケジュールであれば、就業前、昼休憩の後、業務終了前とこまめに確認をします。
細かくチェックをすることで、作業漏れや、新たに増えた作業などを確認し、次の日のスケジュール等を微調整することができます。
まとめ
スケジュール管理を行うことで、時間を有効に使い、効率的に仕事ができ、最終的には業務改善につなげることができます。
時間への意識を高め、行動できるようになるよう、スケジュール管理を行ってみてはいかがでしょうか。