今回のテーマは、残業管理と残業削減についてです。
日々の業務では、限られた時間の中でいかに残業を減らし、生産性を上げて業務を進めていくか‥という部分が、とても大事になってきますよね。
しかし残業を減らす‥といっても、実際は何から始めていけばよいのだろう‥？
と不安に感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、その具体的な方法と残業削減のアイディアについてご紹介したいと思います。
適切な残業管理の方法 ～実際にはどう進めていくのか～
以下の4点を実施することで、適切な残業管理が出来るようです。
順を追ってご説明していきます。
残業する理由を特定する
残業削減をするうえで大切なことは「従業員はなぜ残業しているのか？」を明確にすることです。
たとえば・・「業務量が多すぎる」「残業代がほしいから」「評価を落としたくないから」「今日の仕事は終わっているけど、上司や同僚が残っているのでなんとなく帰りにくい」‥などなど、会社・職場によってさまざまな課題があり、残業が発生しているかと思います。
そのため、特定した理由によって、とるべき対策もそれぞれ異なります。
まずは、会社の実態を知るためにも、全従業員を対象としたアンケート調査を行なったり、残業が他の従業員よりも長い従業員にヒアリングしたりするなどして、従業員の声に耳を傾けてみましょう。
業務内容を整理する
従業員が残業する理由の特定ができたら、次は、業務内容の整理をしてみましょう。業務内容や仕事の進め方に関して、問題がないか探ってみます。
例えば、以下のような問題はありませんか？
- 業務が属人化し、特定の人に業務量が集中している
- タイムマネジメントができず、非効率な方法で業務を行っている
- 従業員間で、仕事の優先順位にズレが生じている
- ルーチンワークが多い
- 個人の能力にあった業務配分になっていない
一度に全ての問題を整理することは難しいですが、日々の業務で気になる点があれば都度書き出しておいて後日整理する…という方法で確認していくとよいかもしれませんね。
業務の合間を縫いながら、今一度業務内容について振り返る機会をつくってみましょう！
業務の見直し・削減と業務効率化
業務内容に関する問題の整理ができたら、業務の見直しをしていきます。
業務を見直すときの考え方としては、以下の3点が重要になります。
- 業務配分を変える
- そもそもその業務を無くす
- 業務をより短時間で行なえるようにする（効率化）
例えば、ルーチンワークが多いのであれば、「毎回人が手作業で行っていたことを、システムやAIを活用することで自動化し、より簡単に効率的に作業ができないか？」と考えてみるのもよいですね。もしくは業務の一部を外部に委託するというのも良いかもしれません。
もし、個人だけで取り組むのが難しい場合には、上長に相談しながら進めていきましょう。
残業を抑制する仕組みづくり
業務内容の見直しをしたら、その解決策をしっかりと仕組みとして落とし込んでいきましょう。残業を減らそう！と声掛けをするだけでは、残業を減らすことには繋がりません。
従業員がしっかりと従えるような仕組みを、会社として構築していくことが大切です。
残業削減のためのアイディア
残業削減に成功している企業では、どのような取り組みを行なっているのでしょうか？
さまざまな成功事例の中から、いくつかピックアップしたものをご紹介します。
残業時間を見える化する
残業時間を削減するには、各従業員がどれくらい残業しているのかを把握する必要があります。そのためには、勤怠システムを利用して残業時間を見える化することが大切です。
また、残業が多い従業員とそうでない従業員を比較し分析することで、長時間労働の原因もおのずと見えてくるので、残業削減の削減につながります。
作業ごとの工数を明確にする
残業時間の把握に加えて、作業ごとの工数を明確にしておくと、さらに効果を高められます。
たとえば、作業ごとにAは2時間、Bは0.5時間などと工数の目安を明確にし、社員に周知することで、作業スピードや時間の使い方を意識するようになると、生産性が上がり、残業時間も減っていくかもしれませんね。
工数の目安を決めるときは、実際の作業にかかる時間をもとに、無理なく・実現可能な範囲の工数を設定していくとよいでしょう。
他部署との兼ね合い等もあり、工数の把握には中々時間がかかるかもしれません‥。
しかし、それらを1つ1つ整理していくことで着実に業務改善に繋がっていくはずです。
出来ることから一歩一歩、進めていきましょう。
仕事の見える化をし、タイムマネジメント向上に繋げる
タイムマネジメントを考えるためには、社員各自だけでなく、上司やチームとの仕事の全体を把握しておくことが必要になってきます。そのためにスケジュールやタスクを「見える化」しておくことは、とても大切です。ガントチャートなどを用いて、チームの全体像を掴みながら業務ができるよう環境を整えておくのもコツかもしれませんね。
また、タイムマネジメントにおいて重要なことは、社員ひとりひとりが意識を変え、行動を変えることです。「より短い時間でよりよい仕事が出来ているか」という点を社員が常に意識しながら仕事に向き合えるよう、研修などを取り入れて意識改革をするとよいかもしれません🌸
仕事の進め方の計画を立て実行をしたあとは、振り返りを行ない、良かった点・改善が必要な点を整理することも忘れずに‥！
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残業を申請制にする
残業を行う際は、事前に上司に理由と時間を伝えて承認をもらう事前申請制にすると、社員がスケジュールや時間の使い方について考える習慣がつきやすいようです。
また、どういった作業に時間がかかってしまうのかを上司やチームが把握することで、作業を分担したり時間短縮のためのノウハウを教えたり‥などのフォローもできます。
作業ごとの優先順位を共有して、今日やらなければいけないことを明確にすることも、チームのマネジメントにおいては重要です。
もし仮に、優先順位のつけ方にズレがあった場合は、上司と社員で仕事の優先順位のすり合わせをする良い機会と捉えて、双方の認識を徐々に一致させていきましょう。最初は面倒かもしれませんが、繰り返し行うことで徐々に時間も短くなっていきます。コミュニケーションも促進されるので、「やってみてよかった」と感じる方も多いようです。
まとめ
残業削減を成功させ維持していくためには、残業が多い原因はどこにあるのか考え、業務内容を整理し、会社にあった方法やアイディアをみつけていく作業が必要になります。
一朝一夕に出来る事ではありませんが、繰り返し向き合い続けることで、自社にあった解決策が見えてくるはずです。
まずは初めの一歩として、取り組みやすい「残業時間の見える化」から始めてみませんか。
【引用元】
残業削減対策の具体的な方法・対策と期待できる効果について解説
https://hcm-jinjer.com/blog/kintai/overtime_reduction/
だらだら残業を劇的に削減した事例～適切な残業の許可制の導入
https://cc-bizmate.jp/blog/overtime-reduction-cases/
残業削減のアイデア10選！残業削減に効果的な方法とは？
https://go.chatwork.com/ja/column/work_evolution/work-evolution-025.html
残業管理の方法は？活用したいシステムと企業の成功事例
https://kobot.jp/kobotcolumn/2021/11/22/overtime-management
残業削減のための業務管理のポイント
https://www.jooto.com/contents/work-overtime/
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https://hcm-jinjer.com/blog/kintai/application_review/