基本1データ活用とは「データを何らかの目的達成のために活用すること」

データ活用とは、「データを何らかの目的達成のために活用すること」が基本となります。データを収集して蓄積するだけで終わらず、それを分析してその後に活かすことが、データ活用を実施するうえで重要なポイントです。多くの企業はデジタル化の流れに合わせて、多くの情報を収集できる環境を構築しています。

しかし、ただ情報を収集するだけでは、いつまで経ってもビジネスで有効活用はできません。分析などの具体的なアクションを通して、目的達成のために利用を目指すことが、データ活用の基礎になります。

基本2現代ビジネスにおいてデータの利用は必須

現代ビジネスの現場では、データを使った作業は必須と言えます。多くの情報が錯綜する現代では、企業だけでなく個人も多くのデータを保有しています。そのため企業側から積極的にアプローチして、データ収集と分析による活用方法を見出さなければ、顧客ニーズの把握や効果的な施策の考案などが難しくなるでしょう。

ビジネスチャンスを見つけ出し、それを成果につなげるためにも、データ活用は事業に欠かせない過程となっています。

データ活用はさまざまな理由によって、多くの企業から注目を集めています。データ活用を実践して事業成果を高めたいと考える企業は、あらゆる業界に存在します。その点を考慮して、他企業の一歩先を行くために、データ活用が注目されている背景を探ることが重要です。

以下では、データ活用がビジネスシーンで注目される理由を解説します。

背景1データ活用を実施しやすい環境が構築されている

近年はビジネスツールの進化によって、データ活用を実施しやすい環境がすでに構築されている職場も多いです。特別な機器や設備をそろえる必要がなく、簡単にデータ分析などを行える点は、データ活用の注目度を高める理由になっています。

仮にデータを取り扱う環境がなくても、ソフトウェアや各種ツールを導入することで、スムーズに必要な準備が完了します。データ活用のハードルが下がっていることが、注目を集める結果につながっています。

背景2多くの企業がデータ活用に取り組んでいる

データ活用はすでに珍しい作業ではなく、多くの企業が取り組んでいます。そのためデータ活用のメリットが明確になり、自社に導入する理由を見つけやすくなっています。データ活用が必要となる理由が分かりやすい点もまた、注目される背景に関係しています。

多くの企業の事例を参考にできるため、データ活用における具体的な施策を練りやすいのも特徴です。今後もデータ活用を実践する企業は増えると予想されるため、さらに有益な情報を参考にできるでしょう。

データ活用は事業に対して、多くの影響を与えています。データ活用の成否によって、事業の成果が変わることもあり得るでしょう。企業はその点を考慮して、データ活用の重要性を従業員に伝え、具体的な施策を実行していく必要があります。以下では、データ活用が事業に与える影響について解説します。

影響1業務効率の向上につながる

データ活用は、業務の効率化につながる要素の1つです。データを利用して既存の業務を見直し、無駄を省くことができれば、短時間で必要な作業を完了させられます。データを使わずに業務プロセスを変更することには、大きなリスクが伴います。

しかし、しっかりとデータを分析してその結果を活用できれば、最小限のリスクで業務の改革が進められるでしょう。データ活用を理由に業務効率化に影響を与えられる点は、企業がチェックすべきポイントの1つです。

影響2生産プロセスや人材の適材適所化などにも効果がある

データ活用は、生産プロセスの改善や人材の適材適所化などにも、影響を与えると考えられます。生産プロセス全体を俯瞰して見るのは難しく、過去のやり方が形骸化して残っているケースも多いです。そこでデータ活用を実践し、現代に合った手法を見つけることで、生産プロセスをスムーズに改善できる可能性があります。

同様に人材の活用方法も、時代によって変わります。実際のデータを参考にすることで、従業員ごとの得意・不得意が明確になり、適材適所化を進められます。社内のあらゆる環境をよい方向に変えられる点は、データ活用の特徴です。

データ活用で使用されるデータは、いくつかの種類に分類されます。「社内データ」「社外データ」「使用頻度の高いデータ」などに分類することで、活用しやすい環境が構築可能です。以下では、データ活用におけるデータの種類を紹介します。

種類1社内データに分類されるもの

社内データとは、事業のなかで収集したあらゆる情報を指します。例えば売上データ、顧客データ、人事データ、製品データなどが、社内データに分類されます。これらのデータは新しいプロジェクトの立案や、既存事業の改善などに役立てられます。各種データを定期的に分析し直し、最善の手法を模索していくことがポイントです。

種類2社外データに分類されるもの

社外データとは、その名の通り企業の外にあるデータを指します。政府や自治体が公開しているオープンデータ、インターネット検索で見つかるデータ、SNSのデータなどが該当します。社外データは事業に直接役に立つものもあれば、自社に影響しないものもあります。

データの活用時には選別を行い、必要なデータのみを対象に分析・利用できるように備えるのがコツです。

種類3使用頻度の高いデータについて

ビジネスにおいて使用頻度の高いデータを理解しておくことも、データ活用の際に役立ちます。使用頻度の高いデータはそれだけ利用価値があり、使いやすいと判断できます。社内で有効活用する方法を考えることで、さまざまなメリットを得られるでしょう。

例えば使用頻度の高いデータには、メールデータ、Webサイトのアクセスログ、販売データ、経理データなどが挙げられます。これらのデータを分析し、事業への応用方法を考えることで、利益の追求につながる可能性があります。

データ活用を実践する際には、具体的な手順を把握しておくこともポイントです。データ活用のためにどんな準備をし、どのような作業が必要なのか確認できていれば、スムーズに成果につなげられます。以下では、データ活用の実施時における基本的な手順を解説します。

手順1データ活用を行う目的を決める

データ活用を実践するには、まず目的を決定します。なぜデータ活用が必要なのか、その結果でどんな目標を達成したいのかを決めておくことで、具体的な行動が考えやすくなります。目的が曖昧な状態だと、ただデータ分析や整理を行っただけ満足し、成果につながらない可能性があります。

データ活用がどうして必要なのかを複数人で分析し、その結果を行動に反映させていくのがポイントです。

手順2自社の課題を明確にする

データ活用の目的を定めたら、続いて自社の課題を明確にします。自社が抱えている課題を確認することで、データのなかから必要な情報を探りやすくなります。例えば売上の落ち込みが課題であるのなら、その原因を発見できるデータを優先して分析し、結果を参考にして解決策を考えることが可能です。

課題に合わせたデータ活用を実践できるように備えることも、データを有効利用するために必要なプロセスです。企業が抱える課題は1つとは限らないため、複数の課題を同時に処理しなければならないケースもあります。その場合には課題ごとに優先順位をつけて、社内で共有する必要があるでしょう。

手順3データ収集を開始する

目的と課題が明確になったら、データ収集を開始します。上記で設定した目的の達成や課題の解決につながるデータを収集して、蓄積していく作業となります。時間がかかるケースも多いため、データ活用を実践する際には、なるべく早くデータ収集のプロセスに到達できるようにスケジュールを調整するのがコツです。

企業のシステムや事業形態によっては、日常的にデータ収集が行われていることもあります。例えば小売業の場合、レジを使った販売業務によって、顧客データや販売データはすでに収集できているでしょう。状況によっては、データ収集のプロセスは省略できる可能性があります。

手順4収集したデータの加工をする

データ収集が完了したら、蓄積したデータを加工します。収集したデータは入力ミスやシステムの問題などによって、正しい形になっていないケースがあります。データ加工ではそういった不完全な情報を修正し、不要なものを排除することが求められます。

また、データの内容が複雑化している場合には、直接手を加えてシンプルな形に整えることも1つの方法となります。

手順5データを可視化して分析を進める

データ活用の際には、加工したデータを可視化して分析を進めます。データは一目で理解できない形になることも多く、専門知識がないとその意味を把握できないケースもあり得ます。そこでデータをわかりやすい形に可視化し、社内で簡単に共有できるようにしてから分析を開始します。

グラフや表などに加工することで、直感的にデータの傾向や意味が理解しやすくなります。昨今は専用ツールが自動でデータをグラフ化してくれることもあるため、作業自体に時間はかからないでしょう。

手順6分析結果を参考に具体的な行動プランを策定する

最後は分析したデータの内容を参考にして、具体的な行動プランを策定します。データ活用の本番は、分析したデータを活用した具体的な施策を開始してからです。分析結果の活かし方を社内で話し合い、最も有効な手段を見つけることで、データ活用が完了します。

データ活用によって考案した行動内容も、分析の対象となります。どのような結果が出たのか、それは予想した成果を上回ったのか・下回ったのかなど、さまざまな角度から分析して次回以降の施策に活かすのが重要です。

データ活用という手法には、さまざまなメリットがあります。どのようなメリットがあるのかを把握することも、データを活用するうえで欠かせないプロセスです。以下では、データ活用における主なメリットを解説します。

メリット1事業の現状を客観的に把握できる

データ活用は、事業の現状を客観的に把握するきっかけになります。データ活用などのきっかけがないと、過去の手法を継続してしまい、時代の変化に置いていかれるリスクがあります。そのためデータ活用を利用して、自社の現状を見つめ直すことが重要となります。

メリット2新規事業のアイデアの創出に役立つ

新規事業につながるアイデアの創出が行える点も、データ活用のメリットです。事業を動かすアイデアは、突然降ってくるものばかりではありません。データを参照して自社の弱点や他社との違いを確認し、論理的にアイデアを見つけ出すことも、ビジネスシーンでは大切なプロセスになるのです。

新規事業のアイデアが集まらないときにも、データ活用の実行にメリットがあるでしょう。

データ活用はメリットだけでなく、デメリットや注意点もあります。具体的にどんな点に注意が必要なのか、以下で解説します。

デメリット1手間とコストがかかる

データ活用には、ある程度の手間とコストがかかります。そのため経営状況や人手不足などを理由に、なかなかデータ活用を実践できないケースも想定されます。しかし、データ活用を実践しないままだと、経営状況の改善や人手不足の解消は難しくなります。

自社のリソースを適切に管理し、データ活用に使えるコストと人材を確保することも必要な工程となります。

デメリット2データ活用に関する知識が必要

データ活用を実践するには、それなりの知識も求められます。効率よくデータを収集して分析するには、専門知識を活用しなければならない場面も多いです。そのためデータ活用を担当する従業員を育成し、専門知識をつける機会を作ることも考えなければなりません。

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データ活用は現代社会を生きる企業にとって、欠かせない作業として認識されています。データを収集して分析し、目的に合わせて利用することができれば、事業に多くのメリットを与えられるでしょう。この機会にデータ活用の基礎を学び、必要な準備を進めてみてはいかがでしょうか。

データ活用を実践する際には、従業員が専門スキルを持つことが重要です。「KENスクール」はさまざまなコースを通して、データ活用につながるスキルアップをサポートしています。この機会に「KENスクール」が提供する各種コースの特徴を、ぜひご覧ください。